Gizlilik politikası

Bu politika, teamplanOS'un web uygulaması (app.teamplanos.com) ile iOS ve Android uygulamalarının hangi verileri işlediğini, neden işlediğini ve bu veriler üzerindeki haklarını açıklar. Kısa hâli: verilerini satmayız, reklam için kullanmayız, uygulamada takip ya da reklam aracı yoktur.

Kim sorumlu?

teamplanOS, Belgin Atasoy (gerçek kişi; Fikirtepe Mahallesi, Kadıköy / İstanbul; support@teamplanos.com) tarafından sunulan bir insan kaynakları yazılımıdır. Uygulamaya çalıştığın şirket seni davet eder. Kimin sorumlu olduğu, verinin hangi amaçla işlendiğine göre değişir:

• İşverenin sorumlu olduğu veriler: çalışan kartın, izin, masraf ve avans talepleri, bordrolar, belgeler, giriş-çıkış kayıtları gibi işverenin insan kaynakları süreçleri için teamplanOS'a koyduğu ya da senin girdiğin bilgiler. Bu veriler için veri sorumlusu işverenindir; teamplanOS bunları yalnızca işverenin adına ve talimatıyla işler (veri işleyen). Bu verilerle ilgili taleplerin için önce işverenin İK birimine başvurabilirsin.
• teamplanOS'un sorumlu olduğu veriler: hizmetin güvenliği için tuttuğumuz giriş ve işlem kayıtları, kötüye kullanımı önleme ve şikâyet (moderasyon) incelemeleri, destek yazışmaları, müşteri şirketle yaptığımız sözleşme ve faturalama kayıtları. Bu faaliyetlerin amacını ve yöntemini biz belirlediğimiz için bunlar bakımından veri sorumlusu biziz.

Hangi verileri işliyoruz?

• Hesap bilgileri: ad, soyad, e-posta adresi, şifrenin geri döndürülemez özeti, iki adımlı doğrulama kurulumu ve oturum bilgileri.
• Çalışan kartı: işverenin tuttuğu iş bilgileri (pozisyon, departman, işe giriş tarihi vb.) ve varsa vesikalık fotoğrafın. TC kimlik numarası, IBAN ve ücret gibi yüksek gizlilik gerektiren kişisel veriler ile sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel veriler (ör. işverenin istediği sağlık raporu) için ek teknik ve idari güvenlik tedbirleri uygulanır: veritabanında ayrıca şifrelenir ve yalnızca yetkili kişiler görebilir.
• Talepler ve kayıtlar: izin, masraf ve avans talepleri, onaylar, bordro pusulaları, belgeler, giriş-çıkış kayıtları, servis katılımı, prim girişleri, görevler.
• Mesajlar, görüşmeler ve telsiz: uygulama içi sohbet mesajların ve paylaştığın dosyalar. Görüntülü toplantılar, sesli aramalar ve telsiz konuşmaları kaydedilmez; görüntü ve ses yalnızca o an katılımcılara iletilir. Sesli aramalardan yalnızca kimin kimi, ne zaman ve ne kadar süre aradığı tutulur; bu bilgi ikinizin birebir sohbetinde de görünür.
• Linkli toplantı misafirleri: şirket dışından bir toplantı linkiyle katılan kişinin yalnızca yazdığı ad tutulur (hesap açılmaz); toplantı içi yazışma saklanmaz. Misafir adları 30 gün sonra silinir.
• Cihaz bilgisi: bildirim gönderebilmek için telefonunun bildirim jetonu, uygulama sürümü ve cihaz modeli.
• Güvenlik kayıtları: kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı (işlem kayıtları), giriş denemeleri ve bağlantı (IP) adresi.

Telefon izinleri ne için?

Uygulama bir izni yalnızca o özelliği kullandığında ister; hiçbiri zorunlu değildir, reddedersen o özellik dışında uygulama çalışmaya devam eder.

• Kamera: QR kodla giriş-çıkış yapmak, masraf fişini ya da profil fotoğrafını çekmek ve görüntülü toplantıya katılmak için.
• Konum (yalnızca uygulama açıkken): duvardaki QR ile giriş-çıkış yaparken işyerinde olduğunu doğrulamak için. Okutma anındaki konum, o giriş-çıkış kaydıyla birlikte saklanır. Uygulama arka planda konumunu izlemez; seni sürekli takip etmez. Ayrıca İK, bir lokasyonun ya da servis durağının yerini kaydederken kendi konumunu kullanabilir.
• Mikrofon: görüntülü toplantıda, sesli aramada ve telsizde konuşabilmek için. Telsizde mikrofonun yalnızca düğmeye basılı tuttuğun sürece karşıya ses iletir.
• Fotoğraflar / dosyalar: masraf fişi, belge, profil fotoğrafı ya da Excel dosyası eklemek için; yalnızca seçtiğin dosya okunur. Zil sesi olarak seçtiğin ses dosyası telefonunda kalır, sunucuya yüklenmez.
• Bildirimler: onay bekleyen talepler, talebinin sonucu, bordro, duyuru, mesajlar ve gelen aramalar için. Telefonunun ayarlarından istediğin zaman kapatabilirsin.

Kim görebilir?

Bilgilerin yalnızca kendi şirketinin içinde, rolüne göre görünür: çalışanlar kendi bilgilerini ve kendi ekiplerini, yöneticiler kendi ekiplerini, İK ise şirketi görür. Başka bir şirket senin verini göremez.

Profil fotoğrafı: karta eklenen vesikalık fotoğraf, iş arkadaşlarının birbirini tanıyabilmesi için şirketteki bütün kullanıcılara görünür (ekip listesi, sohbet, onay ekranları). Fotoğraf eklemek zorunlu değildir; istediğin an kaldırabilirsin.

Sohbet mesajları: birebir mesajların olağan kullanımda İK veya teamplanOS ekibi tarafından görüntülenmez. Grup sohbetlerini, şirketin bu ayarı açmışsa şirketin İK yöneticileri de görebilir; uygulama bunu grubun içinde ayrıca belirtir. Bir kullanıcı bir mesajı uygunsuz diye bildirdiğinde, yalnızca bildirilen mesaj ve incelemeye yetecek sınırlı bağlam (gönderen, gönderim zamanı, bildirim sebebi) şirketin yetkili İK yöneticilerine ve teamplanOS moderasyon ekibine iletilir.

Hizmet sağlayıcılar ve yurt dışına aktarım

Verilerin satılmaz ve reklam amacıyla paylaşılmaz. Yalnızca hizmetin çalışması için gereken ölçüde şu hizmet sağlayıcılara aktarılır:

• Hostinger (Almanya, Frankfurt): sunucu barındırma ve e-posta gönderimi. Uygulamanın bütün verileri bu veri merkezindeki sunucularımızda tutulur. Görüntülü toplantılar, sesli aramalar ve telsiz de kendi sunucumuzdan geçer.
• Google Drive (Google): felaket durumuna karşı yedeklerin bir kopyası. Yedekler sunucumuzdan çıkmadan önce şifrelenir; şifre anahtarı yalnızca bizdedir, Google içeriği göremez.
• Apple Push Notification Service ve Google Firebase Cloud Messaging: telefon bildirimleri. İzin, masraf, avans ve bordro bildirimlerinde izin türü, tutar ya da açıklama gibi ayrıntılar yer almaz (ör. "Onayını bekleyen bir izin talebi var"); sohbet bildirimlerinde gönderenin adı ve mesajın kısa önizlemesi yer alır.
• Anthropic (ABD): yalnızca masraf fişi okuma özelliğini kullandığında, fişin fotoğrafı tutarı ve tarihi okumak için Anthropic'in yapay zekâ hizmetine gönderilir. Anthropic bu verileri model eğitiminde kullanmaz; yalnızca kötüye kullanımı önleme amacıyla sınırlı bir süre saklayabilir. Okunan tutarı her zaman sen onaylarsın.

Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışındadır; bu nedenle verilerin yurt dışına aktarılır. Yurt dışına aktarım, KVKK m.9'da öngörülen uygun güvencelerden standart sözleşme esas alınarak yapılır. Yasal zorunluluk hâlinde veriler yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.

Ne kadar saklıyoruz?

• İşverenin sorumlu olduğu veriler: işverenin teamplanOS aboneliği sürdüğü müddetçe ve işverenin belirlediği süre boyunca. İşten ayrılan çalışanların kayıtları iş ve vergi mevzuatının öngördüğü süreler boyunca işverende tutulur. Şirket hesabı kapatıldığında veriler, işverenin yasal saklama yükümlülükleri dışında silinir.
• Satın alınmayan deneme hesapları: deneme süresinin bitişinden itibaren 90 gün sonra bütün verileriyle silinir.
• Güvenlik kayıtları (giriş kayıtları, IP adresleri): 12 ay.
• Linkli toplantıya katılan misafirlerin adı: 30 gün.
• Veri aktarımı için yüklenen Excel dosyaları: aktarım bittiği anda silinir.
• Yedekler: sunucuda en fazla 14 gün, şifreli uzak kopyada en fazla 30 gün; bu sürelerin sonunda eski yedekler otomatik silinir. Silinen bir veri, yedeklerden de en geç bu sürelerin sonunda kalkar.

Güvenlik

Bütün bağlantılar şifrelidir (HTTPS). Yüksek gizlilik gerektiren ve özel nitelikli kişisel veriler veritabanında ayrıca şifrelenir. Yönetici hesaplarında iki adımlı doğrulama zorunludur. Veriler her 15 dakikada bir yedeklenir. Uygulamada oturum jetonu telefonunun güvenli anahtar deposunda (iOS Anahtar Zinciri, Android Keystore) saklanır.

Giriş hesabının silinmesi

Giriş hesabını istediğin an kendin silebilirsin: uygulamada Daha fazla → Giriş hesabımı sil, web'de Şifre ve hesap sayfasından (nasıl yapılır). Bu işlem giriş hesabını siler: hesabın hemen kapanır, oturumların ve cihaz bildirim kayıtların silinir, işverenin İK birimine haber verilir. İşverenin tuttuğu özlük dosyan (izin geçmişi, bordrolar, belgeler) iş ve vergi mevzuatındaki saklama yükümlülükleri nedeniyle silinmez, işverende kalır; bu verilerin silinmesi için veri sorumlusu olan işverenine başvurursun. İşverenine ulaşamıyorsan ya da talebin karşılanmadıysa bize yazabilirsin; talebini işverenine iletir ve sonuçlanmasını takip ederiz.

Hakların (KVKK m.11)

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraman hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvurunu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yazılı olarak (Fikirtepe Mahallesi, Kadıköy / İstanbul adresine, "KVKK Bilgi Talebi" notuyla) ya da bize daha önce bildirdiğin ve sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinden support@teamplanos.com adresine iletebilirsin. Başvuruda adını, soyadını, iletişim bilgini ve talebini açıkça belirtmen gerekir. Başvurunu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir.

Satış sitemizdeki formlar için ayrıca KVKK aydınlatma metnine bakabilirsin.

Çocuklar

teamplanOS işyerlerine yönelik bir hizmettir ve 16 yaşından küçüklere yönelik değildir.

Değişiklikler

Bu politikayı değiştirirsek güncel hâlini bu sayfada yayınlarız; önemli değişiklikleri uygulama içinde de duyururuz.

Son güncelleme: 2 Ekim 2026