Datenschutzerklärung

Diese Übersetzung dient Ihrer Information. Maßgeblich ist die türkische Fassung.

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die Web-App von teamplanOS (app.teamplanos.com) sowie die Apps für iOS und Android verarbeiten, warum sie das tun und welche Rechte Sie an diesen Daten haben. Kurz gesagt: Wir verkaufen Ihre Daten nicht, wir nutzen sie nicht für Werbung, und in der App gibt es keine Tracking- oder Werbewerkzeuge.

Wer ist verantwortlich?

teamplanOS ist eine Personalsoftware, angeboten von Belgin Atasoy (natürliche Person; Fikirtepe Mahallesi, Kadıköy / İstanbul, Türkei; support@teamplanos.com). Zur App werden Sie von dem Unternehmen eingeladen, bei dem Sie arbeiten. Wer verantwortlich ist, hängt vom Zweck der Verarbeitung ab:

• Daten in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers: Ihre Mitarbeiterakte, Urlaubs-, Spesen- und Vorschussanträge, Lohnabrechnungen, Dokumente, Zeiterfassungseinträge und ähnliche Angaben, die Ihr Arbeitgeber für seine Personalprozesse in teamplanOS einträgt oder die Sie selbst eingeben. Für diese Daten ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche; teamplanOS verarbeitet sie ausschließlich in dessen Auftrag und nach dessen Weisung (Auftragsverarbeiter). Mit Anliegen zu diesen Daten können Sie sich zunächst an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers wenden.
• Daten in der Verantwortung von teamplanOS: Anmelde- und Vorgangsprotokolle, die wir zur Sicherheit des Dienstes führen, Missbrauchsprävention und die Prüfung von Meldungen (Moderation), Support-Korrespondenz sowie Vertrags- und Abrechnungsunterlagen mit dem Kundenunternehmen. Da wir Zweck und Mittel dieser Tätigkeiten bestimmen, sind wir dafür der Verantwortliche.

Welche Daten verarbeiten wir?

• Kontodaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ein nicht umkehrbarer Hash Ihres Passworts, die Einrichtung der Zwei-Faktor-Anmeldung und Sitzungsdaten.
• Mitarbeiterakte: die von Ihrem Arbeitgeber geführten Beschäftigungsdaten (Position, Abteilung, Eintrittsdatum usw.) und gegebenenfalls Ihr Profilfoto. Für besonders vertrauliche personenbezogene Daten wie Ausweisnummer, IBAN und Vergütung sowie für besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten (z. B. ein vom Arbeitgeber verlangtes Attest) gelten zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen: Sie werden in der Datenbank gesondert verschlüsselt und sind nur für Berechtigte sichtbar.
• Anträge und Einträge: Urlaubs-, Spesen- und Vorschussanträge, Freigaben, Lohnabrechnungen, Dokumente, Zeiterfassungseinträge, Teilnahme am Werksverkehr, Prämieneinträge, Aufgaben.
• Nachrichten, Gespräche und Funk: Ihre Chatnachrichten in der App und die geteilten Dateien. Videobesprechungen, Sprachanrufe und Funkgespräche werden nicht aufgezeichnet; Bild und Ton werden nur in diesem Moment an die Teilnehmenden übertragen. Von Sprachanrufen wird lediglich festgehalten, wer wen wann und wie lange angerufen hat; diese Angabe erscheint auch in Ihrem Direktchat.
• Gäste in Link-Besprechungen: Von einer Person außerhalb des Unternehmens, die über einen Besprechungslink teilnimmt, wird nur der eingegebene Name gespeichert (es wird kein Konto angelegt); der Chat in der Besprechung wird nicht gespeichert. Gastnamen werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Geräteinformationen: das Benachrichtigungstoken Ihres Handys, die App-Version und das Gerätemodell, damit wir Benachrichtigungen senden können.
• Sicherheitsprotokolle: wer wann welchen Vorgang ausgeführt hat (Vorgangsprotokoll), Anmeldeversuche und die Verbindungsadresse (IP).

Wofür dienen die Berechtigungen auf dem Handy?

Die App fragt eine Berechtigung nur an, wenn Sie die betreffende Funktion nutzen; keine ist verpflichtend. Lehnen Sie ab, funktioniert die App bis auf diese Funktion weiter.

• Kamera: für die Zeiterfassung per QR-Code, das Fotografieren eines Belegs oder eines Profilfotos und die Teilnahme an Videobesprechungen.
• Standort (nur bei geöffneter App): um beim Stempeln über den QR-Code an der Wand zu bestätigen, dass Sie am Arbeitsort sind. Der Standort im Moment des Scannens wird mit diesem Eintrag gespeichert. Die App ortet Sie nicht im Hintergrund und verfolgt Sie nicht fortlaufend. HR kann außerdem den eigenen Standort verwenden, um die Lage eines Standorts oder einer Haltestelle zu speichern.
• Mikrofon: zum Sprechen in Videobesprechungen, Sprachanrufen und im Funk. Im Funk überträgt Ihr Mikrofon nur, solange Sie die Taste gedrückt halten.
• Fotos / Dateien: um einen Beleg, ein Dokument, ein Profilfoto oder eine Excel-Datei anzuhängen; gelesen wird nur die ausgewählte Datei. Eine als Klingelton gewählte Audiodatei bleibt auf Ihrem Handy und wird nicht hochgeladen.
• Benachrichtigungen: für Anträge, die auf Freigabe warten, das Ergebnis Ihres Antrags, Lohnabrechnungen, Ankündigungen, Nachrichten und eingehende Anrufe. Sie können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Handys abschalten.

Wer kann die Daten sehen?

Ihre Angaben sind nur innerhalb Ihres Unternehmens und je nach Rolle sichtbar: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Daten und ihr Team, Vorgesetzte ihr Team, HR das Unternehmen. Ein anderes Unternehmen kann Ihre Daten nicht sehen.

Profilfoto: Das in Ihrer Akte hinterlegte Foto ist für alle Nutzer Ihres Unternehmens sichtbar, damit Kolleginnen und Kollegen einander erkennen (Teamliste, Chat, Freigabeansichten). Ein Foto ist freiwillig; Sie können es jederzeit entfernen.

Chatnachrichten: Ihre Direktnachrichten werden im normalen Betrieb weder von HR noch vom teamplanOS-Team eingesehen. Gruppenchats können auch die HR-Administratoren Ihres Unternehmens sehen, sofern das Unternehmen diese Einstellung aktiviert hat; die App weist in der Gruppe darauf hin. Meldet ein Nutzer eine Nachricht als unangemessen, werden nur die gemeldete Nachricht und der für die Prüfung nötige begrenzte Kontext (Absender, Sendezeit, Meldegrund) an die berechtigten HR-Administratoren Ihres Unternehmens und das Moderationsteam von teamplanOS weitergegeben.

Dienstleister und Übermittlung ins Ausland

Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Sie werden nur in dem Umfang, der für den Betrieb des Dienstes nötig ist, an folgende Dienstleister übermittelt:

• Hostinger (Deutschland, Frankfurt): Server-Hosting und E-Mail-Versand. Sämtliche Daten der App liegen auf unseren Servern in diesem Rechenzentrum. Auch Videobesprechungen, Sprachanrufe und Funk laufen über unseren eigenen Server.
• Google Drive (Google): eine Kopie der Backups für den Katastrophenfall. Backups werden verschlüsselt, bevor sie unseren Server verlassen; den Schlüssel haben nur wir, Google kann den Inhalt nicht einsehen.
• Apple Push Notification Service und Google Firebase Cloud Messaging: Benachrichtigungen auf dem Handy. Benachrichtigungen zu Urlaub, Spesen, Vorschüssen und Lohnabrechnungen enthalten keine Details wie Urlaubsart, Betrag oder Beschreibung (z. B. „Ein Urlaubsantrag wartet auf Ihre Freigabe“); Chat-Benachrichtigungen enthalten den Namen des Absenders und eine kurze Vorschau der Nachricht.
• Anthropic (USA): Nur wenn Sie die Belegerkennung nutzen, wird das Foto des Belegs an den KI-Dienst von Anthropic gesendet, um Betrag und Datum zu lesen. Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training von Modellen; eine befristete Speicherung ist ausschließlich zur Missbrauchsprävention möglich. Den erkannten Betrag bestätigen immer Sie selbst.

Ein Teil dieser Dienstleister sitzt außerhalb der Türkei; Ihre Daten werden daher ins Ausland übermittelt. Grundlage sind Standardverträge, eine der in Art. 9 des türkischen Datenschutzgesetzes (KVKK) vorgesehenen geeigneten Garantien. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, können Daten an die zuständigen Behörden weitergegeben werden.

Wie lange speichern wir?

• Daten in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers: solange das teamplanOS-Abonnement des Arbeitgebers besteht und für die vom Arbeitgeber bestimmte Dauer. Unterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter verbleiben für die arbeits- und steuerrechtlich vorgeschriebenen Fristen beim Arbeitgeber. Wird ein Unternehmenskonto geschlossen, werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers entgegenstehen.
• Nicht gekaufte Testkonten: werden 90 Tage nach Ende der Testphase mit allen Daten gelöscht.
• Sicherheitsprotokolle (Anmeldeprotokolle, IP-Adressen): 12 Monate.
• Namen von Gästen in Link-Besprechungen: 30 Tage.
• Für den Datenimport hochgeladene Excel-Dateien: werden gelöscht, sobald der Import abgeschlossen ist.
• Backups: höchstens 14 Tage auf dem Server und höchstens 30 Tage in der verschlüsselten externen Kopie; ältere Backups werden danach automatisch gelöscht. Gelöschte Daten verschwinden somit spätestens nach Ablauf dieser Fristen auch aus den Backups.

Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Besonders vertrauliche Daten und besondere Kategorien personenbezogener Daten werden in der Datenbank zusätzlich verschlüsselt. Für Administratorkonten ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht. Die Daten werden alle 15 Minuten gesichert. In den Apps liegt das Sitzungstoken im sicheren Schlüsselspeicher Ihres Handys (iOS-Schlüsselbund, Android Keystore).

Löschen Ihres Anmeldekontos

Sie können Ihr Anmeldekonto jederzeit selbst löschen: in der App unter Daha fazla → Giriş hesabımı sil, im Web auf der Seite Şifre ve hesap (so geht es). Damit wird Ihr Anmeldekonto gelöscht: Das Konto wird sofort geschlossen, Ihre Sitzungen und die Benachrichtigungsdaten Ihrer Geräte werden gelöscht, und die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers wird informiert. Die vom Arbeitgeber geführte Personalakte (Urlaubshistorie, Lohnabrechnungen, Dokumente) wird wegen arbeits- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht und verbleibt beim Arbeitgeber; für die Löschung dieser Daten wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen. Erreichen Sie Ihren Arbeitgeber nicht oder wurde Ihr Anliegen nicht erfüllt, können Sie uns schreiben; wir leiten es an Ihren Arbeitgeber weiter und verfolgen den Ausgang.

Ihre Rechte

Nach Art. 11 des türkischen Datenschutzgesetzes (KVKK) haben Sie das Recht zu erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und Auskunft darüber zu verlangen; den Zweck der Verarbeitung und die zweckgemäße Verwendung zu erfahren; die Dritten im In- und Ausland zu kennen, an die Daten übermittelt werden; unvollständige oder unrichtige Daten berichtigen zu lassen; unter den Voraussetzungen des Art. 7 die Löschung oder Vernichtung zu verlangen; die Mitteilung dieser Berichtigungen und Löschungen an Dritte zu verlangen, an die Daten übermittelt wurden; einem für Sie nachteiligen Ergebnis zu widersprechen, das ausschließlich auf automatisierter Auswertung beruht; und Schadensersatz zu verlangen, wenn Ihnen durch rechtswidrige Verarbeitung ein Schaden entsteht.

Wenn Sie sich in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum befinden, stehen Ihnen außerdem die Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, sowie das Recht auf Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Ihr Anliegen können Sie schriftlich an Fikirtepe Mahallesi, Kadıköy / İstanbul, Türkei, oder von der in unserem System hinterlegten E-Mail-Adresse an support@teamplanos.com richten. Bitte nennen Sie Vor- und Nachnamen, Ihre Kontaktdaten und Ihr Anliegen eindeutig. Wir antworten so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von 30 Tagen, kostenlos; verursacht das Anliegen gesonderte Kosten, kann der von der türkischen Datenschutzbehörde festgelegte Tarif angewendet werden.

Kinder

teamplanOS ist ein Dienst für Arbeitsstätten und richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren.

Änderungen

Ändern wir diese Erklärung, veröffentlichen wir die aktuelle Fassung auf dieser Seite; wichtige Änderungen kündigen wir zusätzlich in der App an.

Letzte Aktualisierung: 2. Oktober 2026